Nazwa tej zasady pochodzi od nazwiska włoskiego ekonomisty i socjologa, profesora uniwersytetu w Lozannie Vilfredo Pareto (1848-1923).

Badając rozkład dochodów i majątku Włochów pod koniec XIX wieku, zauważył on, że 80% bogactwa całego kraju skupiło się w rękach zaledwie 20% najbogatszych. Stąd też zasada Pareto nazywana jest zasadą 80/20 czy 20/80. W następnych latach zauważono, że zasada ta zaskakująco dobrze przybliża efekty działań w wielu różnorodnych dziedzinach ludzkiego życia.

Zasada 80/20 mówi, że:

• 80% efektów jest wywoływanych przez 20% przyczyn,

• 80% ogólnej wartości sprzedaży generuje sprzedaż 20% produktów,

• 20% klientów składa 80% reklamacji,

• 20% informacji powoduje 80% decyzji,

• 20% klientów generuje 80% złych kredytów,

• 20% przyczyn powoduje 80% usterek i wypadków,

Ogólnie można powiedzieć, ze niewielka liczba osób, przyczyn, sytuacji odpowiada za większość występujących zjawisk. Wystarczy, że efektywniej wykorzystasz te 20% najistotniejszych czynników a poprawi to znacznie Twoją sytuację.

Zasadę Pareto poznałem na jednym ze szkoleń około 1999 roku, i już wtedy zafascynowała mnie jej prostota. Użyteczność  zasady 80/20 wielokrotnie wykorzystywałem w inwestycjach, finansach, w pracy zawodowej. Możesz uważać, że zasada Pareto jest zbyt prosta i „mechaniczna” aby mogła działać. Zapewniam Cię, że zasada ta jest genialna właśnie przez swoją prostotę. Wykorzystywałem ją już do projektowania ekspozycji towarów zarówno w małych sklepach jak i hipermarketach, poprawianiu relacji z klientami, „czyszczeniu” bazy produktów czy dostawców w sieciach handlowych, tworzeniu portfela inwestycyjnego, zarządzaniu sobą w czasie. Przykłady można mnożyć.

Nie chodzi jednak o to aby ściśle trzymać się liczb 20% i 80%. Niekiedy może to być 40% i 60% a niekiedy nawet 5% i 95%. Ważna jest metoda, która błyskawicznie pomaga oszacować na czym powinieneś się skupić. Niestety w szkole zostaliśmy nauczeni aby skupiać się na tych wszystkich rzeczach, których jeszcze nie potrafimy i na tych które robimy źle. Tymczasem znacznie bardziej efektywne jest skupianie się właśnie na 20% działań, czynności, kontaktów, klientów, cech, umiejętności, nawyków, które dają Ci 80% pozytywnych efektów.  Pozostałe 80% działań zabiera Ci jedynie czas i energię a to znaczy, że dodatkowo Cię zubaża.

W obecnej chwili cała analiza według zasady Pareto sprowadza się do stworzenia prostej tabelki w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym, wpisaniu wartości efektów analizowanych danych i zamianie ich na procenty. Następnie sortuje się je malejąco i podsumowuje w jednej kolumnie. Suma wszystkich składowych oczywiście powinna  dawać 100%. Następnie sumujemy narastająco (w pionie) posortowane wartości zaczynając od góry (od największej wartości) do momentu aż suma dojdzie do 80%. Zaznaczone w ten sposób elementy to właśnie 20% które daje 80% efektów.

Powodzenia!